أمانة السر أو السكرتارية جزء مهم وفعّال، ولا يمكن الإستغناء عنه في أية منظمة. وتختلف فيها الأدوار تبعاً لموقعها وطبيعة عملها. وقد فرضت التعقيدات الفنية في العمل الحديث ضرورة أن يتمتع السكرتير بمؤهلات ادارية تمكنه من تلبية طموحات المنظمة لتحقيق أهدافها المنشودة إضافة الى ضرورة امتلاكه بعض المواصفات الشخصية.

مفهوم السكرتارية:

السكرتارية لغة : هي كلمة انجليزية مشتقة من كلمة secret أي السر ؛ لذلك فان تعبير سكرتارية هو مرادف لعبارة أمانة السر، و تعبير سكرتير يعتبر مرادفاً لعبارة أمين السر أما اصطلاحا ، فإن السكرتارية هي ذلك الجهاز المساعد من العاملين الذي يعاون المديرين في الأعمال المكتبية، و عليه فإن السكرتير هو ذلك الشخص الذي يقوم بمساعدة مديره في ترتيب أعماله وحفظ معلوماته و أسراره وادارة وقته.

أنواع السكرتارية:

يمكن التمييز بين ثلاثة أنواع من السكرتارية هي اللآتية:

السكرتارية الخاصة:

1. السكرتير الخاص هو أحد أفراد جهاز السكرتارية وهو يتمتع بمواصفات معينة و يتميز بكفاءته و اخلاصه لعمله ويحظى بثقة مديره ويمكن تلخيص مهامه بما يلي:

· تحديد المواعيد واستقبال الزوار وفق جدول زمني محدد .

· الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتسهيل مكالمات مديره مع الغير .

·

· تنظيم وقت مديره خارج المنظمة او الوحدة

· حفظ وصيانة الوثائق الخاصة بمكتب مديره بطريقة تمكنه من الرجوع اليها بسهولة .

· الاهتمام بالاعمال الكتابية الخاصة بالمدير .

· معاونة المدير في عقد الاجتماعات و ادارتها .

· فرز وسائل وتقارير العمل الخاصة بالمدير وتنبيهه الى بعض الفقرات الهامة .

· تقديم تقارير حول الموضوعات الخاصة التي يطلبها المدير .

السكرتارية المتخصصة

2. السكرتير المتخصص:هو ذلك الشخص الذي يختص بمجال عمل محدد كالمجال القانوني او الصحفي و يمكن تلخيص مهامه بما يأتي:

· دراسة القضايا التي تقدم من المدير والتي تدخل في اطار تخصصه، ومن ثم تقديم تقرير فني موجز عن الدراسة.

· ملازمة المدير في الاجتماعات الفنية التي تدخل في اطار تخصصه وتزويد المدير بالمعلومات والبيانات اللازمة.

· متابعة المستجدات من الابحاث والتقارير العلمية المتعلقة بمجال تخصصه بغية تقديمها الى مديره .

· حفظ وصيانة الوثائق المتعلقة بمجال تخصصه بما يمكنه من الرجوع اليها بسهولة و يسر .

السكرتارية العامة

3. السكرتارية العامة: تتلخص مهام هذا النوع من السكرتارية بما يأتي:

· معالجة البريد الصادر والوارد ومتابعته.

· معالجة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة ومتابعتها .

· الاعداد للاجتماعات والندوات والمحاضرات ومتابعتها .

· استقبال الزوار وتحديد المواعيد وتأمين بعض الصحف والمجلات والكتب التي يستخدمها الزوار أثناء الإنتظار.

· حفظ وترتيب وترقيم وتصنيف الوثائق و صيانتها .

· تأمين مستلزمات الاعمال المكتبية من قرطاسية وغيرها

مواصفات السكرتير:

يجب أن تتوافر في السكرتير مواصفات شخصية علمية، أهمها:

a) الصفات الشخصية : التي يصعب تغييرها وهي:

· حسن المظهر و الهندام .

· قوي الشخصية ويتمتع بثقة الجميع و يتقبل النقد البناء .

· حسن التصرف في المواقف الحرجة التي قد يتعرض لها دون اللجوء الى الكذب .

· قوي الذاكرة وذلك يساعده في تذكر الاوامر الشفوية التي يتعرض لها وتذكّر التعليمات و توجيهات المدير .

· ملتزم بمواعيد العمل الرسمية فيكون أول من يصل الى المكتب و آخر من يغادر .

· المرونة في التفكير وحب التغيير و القدرة على الدفاع عن افكاره الجديدة بطريقة موضوعية وبدون تعصب.

· هادئ الاعصاب وقادر على ضبط انفعالاته

b) الصفات العلمية : ويمكن للكثيرين اكتسابها عبر التعلم و التدريب وهي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير، ومنها:

· معرفة أصول ادارة وتنظيم المكاتب، حيث يجب أن يلم السكرتير بالأسلوب السليم لأداء العمل بالسرعة والدقة اللازمتين.

· معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها المدير .

· معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية كاعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها وتنفيذ اجراءات البريد الصادر.

· معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب المدير وتنظيم مقابلات الزوار ، وتنظيم الاجتماعات الخاصة .

· الإلمام بالطرق السليمة لتنظيم حفظ المعلومات.

· الإلمام بقدر كاف من اللغات الاجنبية .

وظائف السكرتير:

· الاهتمام بالاتصالات الشفهية الصادرة والواردة، كالاجتماعات والندوات و المؤتمرات ، التي تسمح باتخاذ القرارات الرشيدة وتبعد المدير عن اتخاذ القرارات الشخصية، كما أنها تساهم في رفع الروح المعنوية للافراد، وتعزيز انتمائهم الى المؤسسة وهنا يلعب السكرتير دوره من خلال التأكد من سلامة التحضير للاجتماع وتسجيل وقائعه، ومن ثم اعداد المحضر وتبليغ واعلان القرارات الصادرة.

· الاهتمام بالاتصالات الكتابية، كاعداد التقارير وكتابة الرسائل. ومن أهداف هذا النوع من الاتصالات عرض نتائج بحث أو مقارنة، وتحريك سلوك الآخرين أو إبلاغ الموظفين بأمر ما. وتخضع التقارير لمعايير الدقة والشمولية والبعد الزمني أما كتابة الرسائل فتتبع لشروط موضوعية منها الايجاز والبساطة وقوة التعبير.

· ادارة وقت المدير وتنظيم مقابلاته الادارية.

· الاهتمام بالمحفوظات والارشيف، والمحفوظات هي ذاكرة المنظمة، وهي مجموعة الوثائق التي تحتوي على معلومات تهم المنظمة وتستخدم لتموين المدير بالمعلومات في الاوقات المناسبة. وعلى السكرتير أن يهتم ويتابع عملية الحفظ وترتيب الوثائق بنظام محدد يمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة بسرعة عند الحاجة. وتتم عملية الحفظ بمراعاة مواصفات نظام المحفوظات، وهي البساطة والسهولة، المرونة، الشمول، المنطقية وسرية المعلومات.